gestao processos organizacionais o que e como fazer

Uma empresa, para existir, precisa ter processos de funcionamento muito bem definidos, pois é eles que vão possibilitar um produto ou serviço de existir. Por isso, a gestão de processos organizacionais é fundamental para o sucesso dos negócios. 

E esses processos servem para lidar tanto com o público externo, seus clientes e consumidores, quanto de forma interna, com os colaboradores e funcionários.

Eles vão também definir a produção dessa empresa, como tudo é feito e fabricado, transformando recursos em um produto ou serviço final.

Assim, entender de  gestão de processos organizacionais é um conhecimento valioso para aumentar o lucro das empresas e garantir que elas entreguem bons produtos e serviços. Vamos conhecer mais sobre este assunto? Continue a leitura! 

O que é gestão de processos organizacionais?

Marcus Lemonis é um empresário libanês naturalizado nos Estados Unidos, dono de uma fortuna de mais de 2 bilhões de dólares, e que estrela o programa O Sócio no canal History Channel. No programa, ele compra e reformula negócios que acredita terem potencial de lucro. E, na fase de reformulação, ele foca em 3 P's: produto, pessoas e processos. 

Para ele, os processos de uma empresa precisam ser claros, funcionais e simples de se aplicar. Sempre que ele se torna sócio de um negócio, ele se preocupa em melhorar o funcionamento da empresa como um todo, visando reduzir custos, aumentar eficiência e a qualidade do produto. 

O que Lemonis faz é a gestão de processos organizacionais, que nada mais é do que a capacidade de criar, organizar e gerenciar os processos dentro de uma empresa ou organização.

Um processo saudável deve contar com análise, desenvolvimento, execução e mensuração para avaliar até onde o processo agrega ou não na organização.

Por isso, o profissional de gestão de processos é tão importante para a saúde administrativa de uma empresa.

Por que investir na gestão de processos organizacionais?

Os processos organizacionais de uma organização são o que dão origem aos seus entregáveis. Tudo que é gerado dentro de uma empresa vem de um processo, seja ele organizado ou não.

Quanto mais eficiente for um processo, mais economia e eficácia ele pode trazer para empresa. Por isso, o investimento na gestão dessa área pode trazer benefícios inimagináveis para a saúde organizacional.

Importância da gestão de processos

Vimos que o que uma empresa fornece vem diretamente de um processo, mas se engana quem imagina que o impacto fica somente nos serviços e produtos fornecidos.

Uma gestão de processos eficiente pode trazer também benefícios internos, para os colaboradores. Pode gerar vantagens financeiras. Pode também ajudar no crescimento da empresa, com aumento nos lucros e economia nos gastos.

Benefícios da gestão de processos

Já entendemos que esse processo é importante, mas quais os principais benefícios dele?

Podemos citar a organização interna como um grande benefício, onde cada colaborador sabe exatamente qual o seu papel. Pode ser algo básico, mas é ignorado pela maioria dos gestores. 

Quando um colaborador tem que fazer tudo ou não sabe exatamente qual o seu escopo, ele perde a motivação e pode até deixar sua empresa.

Quais são os principais tipos de gestão de processos organizacionais?

Os principais tipos de gestão de processos organizacionais são dois, e são os mais utilizados nas organizações: a gestão funcional e a gestão sistêmica.

Eles se diferem na metodologia, e não existe modo certo ou errado. Cada uma delas irá servir melhor para cada situação, dependendo da atuação da empresa, do mercado onde está inserida, do público, entre outros fatores.

Gestão funcional de processos organizacionais

A gestão funcional de processos é conhecida como o modelo mais tradicional e conservador de gestão. Ele segue a hierarquia funcional da empresa, e é determinada pela especialização de trabalho.

Este modelo é geralmente orientado a metas internas, e não possui foco no cliente. Nela, as relações de subordinação hierárquica são as que predominam, e os processos de trabalho são bem fragmentados.

Gestão sistêmica dos processos organizacionais

Já na gestão sistêmica dos processos organizacionais, o fluxo de trabalho é menos fragmentado e mais cooperativo. O trabalho em equipe é mais valorizado e as atividades se tornam mais integradas.

Os indicadores são voltados para as necessidades dos clientes, e, com o cliente no centro e o trabalho em equipe em alta, os processos fluem de forma mais dinâmica.

Como implantar a gestão de processos organizacionais?

Para implantar a gestão dos processos de forma eficiente em uma organização, primeiro você deve analisar o clima organizacional. Com mapas, detalhamentos e indicadores de desempenho, você consegue detectar processos falhos e possibilidade de melhora.

Com isso, é necessário difundir uma nova cultura de melhoria contínua, tudo para manter os processos cada vez mais eficientes e focados no crescimento da organização.

A quarta revolução industrial e a gestão de processos organizacionais

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Com a quarta revolução industrial, também conhecida como revolução tecnológica, os processos organizacionais sofreram mudanças grandes e bruscas na sua constituição.

Porém, essas mudanças foram bastante positivas em sua maioria. 

A quantidade de dados disponíveis ficou mais extensa, e as possibilidades de análise também. Se tornou mais fácil identificar gargalos e pontos de melhoria com a tecnologia. 

Dessa forma, o impacto da tecnologia foi positivo nos processos da empresa.

Gestão de processos organizacionais com tecnologia BPM

BPM significa Business Process Management, que em português é Gerenciamento de Processos de Negócio. A BPM é uma gestão que tem como objetivo alinhar os processos das organizações diretamente às necessidades dos clientes. 

Dessa forma, é possível desenvolver e realizar a gestão dos processos de negócio de forma flexível e eficaz, tudo com a ajuda da tecnologia e da inovação.

Com o BPM na gestão de processos, é possível conseguir transparência em todas as etapas, maior controle administrativo, aumento da produtividade e até mesmo redução de custos.

Dicas para gestão de processos organizacionais

Para uma boa gestão de processos, antes é necessário entender a organização em toda sua essência e cultura. Só assim você poderá determinar os erros e acertos.

Também tenha em mente que os processos são cíclicos, o que funciona em um dia pode não funcionar no outro. Saber entender isso e identificar de forma rápida os processos que não funcionam pode ser um indicador importante de sucesso.

Por conta disso, também não se apegue a processos. Eles são cíclicos e podem durar menos que você deseja ou imagina.

O que é gestão de processos e gestão por processos?

A gestão de processos é o mapeamento e análise dos processos, sendo constantemente monitorados e com a certeza de que estão funcionando bem, conforme o planejado pela equipe.

a gestão por processos, é uma gestão vista de forma mais ampla. E a visualização macro de como os processos e as áreas se inter-relacionam dentro da empresa. Essa gestão monitora como anda a saúde dessas interações.

Enquanto a gestão de processos cuida para que o resultado final de cada processo saia de forma completa e eficiente, com o menor gasto de recurso e a maior qualidade, a gestão por processos visualiza o macro dos processos dessa empresa.

A gestão por processos visa fazer com que cada área trabalhe de forma conjunta, sem nunca competir entre si, mas colaborando e contribuindo para o sucesso completo da organização.

Práticas da gestão de processos

gestao processos organizacionais praticas

Algumas práticas são comuns dentro da gestão de processos. Elas garantem que a empresa vai conseguir tirar o máximo de cada processo, possibilitando economia, aumento dos lucros e crescimento a longo prazo.

Essas práticas também vão analisar os setores, possibilitando a criação de novos processos e a exclusão daqueles que não estão sendo mais rentáveis dentro da organização.

Arquitetura de processos

Os processos existentes dentro de uma empresa são, de forma geral, integrados entre si, em harmonia e cooperação. Dessa forma, eles geram valor para os clientes e resultados para a organização. 

A arquitetura de processos é a prática onde você entende essa conexão entre um processo e outro, como ponto central a cadeia de valor.

A cadeia de valor é uma ferramenta de visualização macro que mostra os processos de uma empresa e as interações entre eles. Todas as atividades realizadas em uma empresa devem ter relação com a cadeia de valor.

Mapeamento de processos

É recomendado que o mapeamento de processos seja feito por alguém que conhece a organização de forma profunda, ou que saiba interagir com as áreas certas com as perguntas estratégicas.

Nessa prática, o objetivo é deixar claro questões como qual o objetivo do processo, quais as fronteiras dele, quais as entradas e saídas desse processo, quem participa e quem é o responsável, entre muitas outras.

Padronização de processos

A padronização do processo é onde o profissional vai garantir que o trabalho está sendo executado da melhor forma possível, onde os resultados estão sendo constantes e visíveis.

Essa padronização também busca evitar variações nos processos e nos resultados, atender as regulações e leis, compreender os processos e atribuir papéis dentro deles. É uma forma de facilitar o processo para quem executa, garantindo o melhor resultado sempre.

Modelagem de processos

A modelagem de processos da organização é uma forma de documentação e representação dos processos, e pode ter diversos objetivos dentro da empresa.

A modelagem permite que os processos sejam documentados, automatizados e podendo até mesmo passar por transformações.

Dentro dessa modelagem, existem três tipos de representações possíveis: diagrama de processo, mapa de processo e modelo de processo.

Transformação de processos

Quando identificado alguma falha ou ponto de melhora através do mapeamento de processos, é possível implementar mudanças que aperfeiçoem esses processos.

Essas mudanças são chamadas de transformação de processos, e podem variar também na classificação. Desde uma melhoria, um redesenho, uma reengenharia de processos, e até mesmo uma mudança de paradigmas.

Controle de processos

O controle de processos trata-se da medição por meio de indicadores operacionais, tudo para manter a performance do processo elevada. 

Nesse processo, é possível montar um diagrama causal de performance para cada processo. Essa é uma forma simplificada de fazer a leitura do processo e de seus indicadores.

Conclusão

A gestão de processos organizacionais é uma importante área da administração de empresas, e que traz benefício para organizações e partes interessadas.

Por isso, trata-se de um setor bastante valorizado, muito pelos benefícios que eles podem trazer para a empresa, como também pela quantidade de demanda que essa área pode lidar.

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